Mục lục

1 Những thông tin về máy chấm công vân tay
- 1.1 Máy chấm công bằng vân tay là gì?
- 1.2 Những lợi ích của máy chấm công vân tay
2 Hướng dẫn lắp đặt máy chấm công vân tay
3 Hướng dẫn cách lấy dấu vân tay máy chấm công
4 Hướng dẫn lưu thông tin nhân viên vào phần mềm máy chấm công
5 Một số lưu ý khi sử dụng máy chấm công vân tay

Chấm công bằng vân tay là phương thức kiểm soát đang được nhiều công ty, văn phòng áp dụng để quản lý nhân viên một cách hiệu quả. Trong bài viết này, Kho Điện Máy Online sẽ hướng dẫn bạn đọc cách lấy dấu vân tay máy chấm công đầy đủ, chi tiết nhất. Mời các bạn hãy cùng theo dõi.

Những thông tin về máy chấm công vân tay

Máy chấm công bằng vân tay là gì?

Nếu đã sử dụng hoặc biết đến khóa cửa thông minh, có lẽ bạn đọc không còn xa lạ với các phương thức nhận dạng sinh trắc học hiện đại ngày nay. Máy chấm công bằng vân tay là thiết bị nhận diện bằng sinh trắc học, cụ thể là phân biệt danh tính người dùng (nhân viên) bằng dấu vân tay, ghi chép thời gian ra vào công ty của một cá nhân. Nếu có dữ liệu đã được lưu trong máy thì nhân viên đó sẽ được xác nhận ngay lập tức.

Máy chấm công vân tay có 2 loại sau:

Máy chấm công sử dụng cảm biến vân tay quang học
Máy chấm công sử dụng cảm biến điện dung.

Những lợi ích của máy chấm công vân tay

So với các phương pháp chấm công trước đây như sử dụng đồng hồ bấm giờ hay ghi chép bằng giấy, chấm công sử dụng vân tay là phương thức hiện đại với những lợi ích cần phải kể đến như:

Độ chính xác cao: hệ thống chấm công bằng vân tay có thể cung cấp khả năng theo dõi đồng thời và chính xác thời gian đi làm và ra về của nhân viên với bất kỳ số lượng người là bao nhiêu và không ai có thể giả mạo danh tính nhân viên của bạn
Loại bỏ hành vi gian lận thời gian: thời điểm chấm công bằng vân tay được lưu lại một cách chi tiết và bạn không cần lo ngại hành vi gian lận bảng chấm công có chủ ý, giúp hình thành văn hóa công ty tốt.
Ngăn chặn tình trạng chấm công hộ, chấm giúp: Vân tay của mỗi người khác nhau vì vậy sẽ không thể xảy ra trường hợp chấm công giúp đồng nghiệp khác từ những nhân viên của bạn, tránh những tốn kém có thể gây ra cho công ty, doanh nghiệp.
Nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên: Việc chấm công chính xác sẽ giúp bạn có thể sử dụng thông tin đã được ghi chép từ máy chấm công để tuyên dương nhân viên gương mẫu, tạo thêm động lực hiệu quả cho toàn bộ đội ngũ nhân sự và hướng đến môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Đơn giản hóa bảng lương: Tùy thuộc vào phương pháp theo dõi giờ làm việc của nhân viên hiện tại, việc xác minh và đối chiếu bảng lương có thể là một quá trình tốn nhiều công sức, thời gian và cả tiền bạc. Sử dụng máy chấm công vân tay sẽ giúp bạn đơn giản hóa công việc này thành một quy trình tự động không yêu cầu thêm chi phí và đảm bảo độ chính xác như các chức năng theo dõi ban đầu của nó.

Hướng dẫn lắp đặt máy chấm công vân tay

Bước 1: Lựa chọn vị trí lắp đặt máy chấm công vân tay

Máy chấm công cần được lắp tại nơi ra vào, thuận tiện cho việc chấm công lúc check-In và check-Out
Nơi lắp máy chấm công nên thuận tiện cho việc kéo dây mạng từ thiết bị đến switch chia mạng
Lắp đặt máy gần ổ điện để lấy nguồn điện cho máy chấm công.

Bước 2: Các bước lắp đặt máy chấm công vân tay

Cắm nguồn adapter cho máy chấm công
Bấm phía đầu dây mạng RJ45 và cắm vào phần Port Ethernet nằm phía dưới máy chấm công, đầu còn lại của dây mạng cắm vào bộ chia mạng (router, switch, modem…)
Khoan bắt máy lên tường (nếu muốn để bàn thì không cần thực hiện bước này)
Đảm bảo mạng LAN hoạt động tốt và chắc chắn rằng switch/hub còn dư cổng để kết nối
Nếu lắp máy chấm công ở bên ngoài trời thì lưu ý cần làm hộp bảo vệ, che chắn khỏi thời tiết, tránh để ánh sáng chiếu trực tiếp vào phần cảm biến của máy chấm công vân tay.

Bước 3: Xác định IP LAN trên máy tính cài phần mềm chấm công

Nhấn tổ hợp phím “Windows + R” đánh “cmd” nhấn OK hoặc Enter
Đánh “ipconfig” vào cửa sổ cmd nhấn Enter
Tiến hành cài đặt IP trên máy chấm công để kết nối với phần mềm chấm công trên máy tính.
Nhấn vào “M/OK” hoặc “Menu”
Chọn “Thiết lập liên Kết” ( Kết Nối)
Chọn “Mạng” hoặc “Ethernet”
Nhập địa chỉ IP vào máy chấm chấm công.

Ví dụ: IP là 192.168.1.101 thì mình đặt IP trên máy chấm công là 192.168.1.201.

Trên phần mềm chấm công vào phần “khai báo máy chấm công” , phải đặt IP là 192.168.1.201.

Hướng dẫn cách lấy dấu vân tay máy chấm công

Bạn đọc có thể tham khảo chi tiết cách thêm dấu vân tay máy chấm công với 5 bước đơn giản như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào máy chấm công

Đăng nhập vào menu của máy chấm công bằng cách ấn giữ phím “M/OK” trên máy chấm công vân tay khoảng 3-5 giây.

Sau đó, thiết lập các thông số kỹ thuật và bạn có thể thực hiện các thao tác như quản lý khai báo nhân viên, kết nối MCC hoặc thiết lập hệ thống thông tin,…

Bước 2: Chọn mục quản lý/ khai báo

Bạn thực hiện quản lý hoặc khai báo nhân viên bằng cách chọn mục “nhân viên mới” và sau đó khai báo thông tin, đăng ký dấu vân tay (hoặc chọn mật mã cho nhân viên mới).

Trên màn hình hệ thống của máy chấm công, nhấn chọn “Quản Lý Nhân Viên” → Ấn M/OK. Ấn chọn “Nhân Viên Mới” → Chọn M/OK.

Bạn nhấn phím OK để thực hiện thao tác đăng nhập. Một cửa sổ để đăng ký thông tin sẽ được hiện lên. Trong cửa sổ đó có các chức năng như:

Số ID: đặt ID cho nhân viên mới
VT: đăng ký dấu vân tay
mã: đăng ký mật mã cho nhân viên mới
Quản lý: Mục này dành cho người quản lý MCC (Nếu làm là người quản lý thì cài đặt mục này, còn nếu không thì đặt là nhân viên).

Hãy chọn mục “Đăng ký vân tay” để tiến hành lấy dấu vân tay trên máy chấm công cho nhân viên mới

Bước 3: Xác nhận dấu vân tay 3 lần

Bạn đăng ký vân tay cho nhân viên bằng cách chọn mục VT. Màn hình đăng ký vân tay hiện ra, khi đó đặt ngón tay vào mắt đọc để đăng ký.

Tại chỗ đặt tay lấy dấu vân tay (đầu đọc vân tay), nhân viên mới sẽ đặt ngón tay lên đó và nhấn mạnh để lấy dấu vân tay. Thao tác này thực hiện ba lần, sau khi có tiếng “bíp” thì bạn nhấc tay lên và lại đặt xuống. lặp lại như thế 3 lần thì máy sẽ lưu vân tay vào bộ nhớ.

Bạn chỉ cần đặt dấu vân tay vào đúng trung tâm để máy nhận diện dễ dàng hơn. Nếu màn hình hiển thị dấu vân tay của bạn đồng nghĩa với việc đã lấy dấu vân tay thành công. Còn trường hợp màn hình hiện lên dấu X màu đỏ tức là thao tác không thành công.

Lưu ý: Vân tay dùng để đăng ký không được bị trầy xước, bị ướt hoặc dấu vân tay không rõ ràng.

Bước 4: Hoàn tất đăng ký dấu vân tay trên máy chấm công

Khi thực hiện xong các bước trên thì ở màn hình máy chấm công hiện thông báo hoàn tất và thiết bị sẽ hỏi có muốn đăng ký ngón thứ 2 không. Nếu muốn đăng ký thêm, bạn nhấn “OK”, còn nếu không thì chọn “ESC” sẽ quay lại màn hình “Nhân Viên mới”.

Trên màn hình “Nhân Viên Mới” lúc này đã có vân tay bạn vừa đăng ký. Bạn chọn “Đồng ý” → chọn “M/OK” → màn hình hiện thông báo có lưu hay không → chọn Lưu.

Sau khi trở về màn hình Nhân Viên Mới → Ấn chọn ESC để thoát.

Bước 5: Thiết lập danh mục quản lý và kết nối với phần mềm

Bạn cần thiết lập danh mục quản lý để dễ dàng quản lý thông tin của các nhân viên. Bên cạnh đó, bạn cũng có quyền thay đổi, bổ sung hoặc sửa chữa các thông tin. Nếu muốn thực hiện thao tác nào, bạn chỉ cần di chuyển xuống rồi nhấn nút OK để thiết lập chỉnh sửa thông tin.

Kết nối máy chấm công lấy dấu vân tay với phần mềm quản lý của công ty giúp người quản lý có thể thực hiện chức năng giao tiếp hai chiều: giữa MCC và những phần mềm chấm công khác trên máy tính để đảm bảo tính chính xác khi quản lý chấm công, tính toán thời gian làm việc hay in xuất các tài liệu, báo cáo mỗi tháng.

Hướng dẫn lưu thông tin nhân viên vào phần mềm máy chấm công

Sau khi đã lấy dấu vân tay và đăng ký xong vân tay của nhân viên mới trên máy chấm công, bạn cần tiến hành lưu thông tin vào phần mềm chấm công trên máy tính.

Để có thể thêm thông tin nhân viên mới trên phần mềm chấm công đã được cài đặt trên máy tình, bạn thực hiện theo các bước sau đây :

Bước 1: Mở phần mềm chấm công

Từ thanh Menu chọn mục “Máy chấm công” – Kết nối với máy chấm công

Lúc này màn hình sẽ hiển thị “Giao diện mục kết nối với máy chấm công”

Bước 2: Tải dữ liệu từ máy chấm công về máy tính

Nhấp chuột vào mục “Tải NV về máy tính”

Tại tab 1-Nhân viên từ MCC -> CSDL (Tải thông tin nhân viên từ máy chấm công về cơ sở dữ liệu).

Bước 3: Thêm thông tin mã chấm công của nhân viên mới

Bấm chọn “Duyệt” -> “Cập nhật vào cơ sở dữ liệu”. Màn hình sẽ hiện ra thông báo.
Bạn bấm tích chọn toàn bộ chỉ trừ “cập nhật khuôn mặt”, “nhân viên có trên CSDL”, bấm nút “Thực hiện”.
Sau khi thực hiện tải nhân viên mới về, hãy tắt bảng kết nối với máy chấm công.

Bước 4: Thay đổi thông tin họ tên nhân viên

Chọn “menu Dữ liệu” -> bấm chọn “Quản lý nhân viên”
Tại cửa sổ “Quản lý nhân viên”, phía bên trên “công ty” của bạn có 1 dòng kẻ ngang chứa thông tin của các nhân viên mới đăng ký ở máy chấm công vừa tải về.
Bạn bấm vào cột Tên nhân viên để đổi Họ và tên cho nhân viên mới tại cột “Tên C.Công”
Sau khi đổi xong tên, bạn tích chuột chọn vào trước mã nhân viên, sau đó bấm vào nút “Đổi phòng ban”. Ở bước này, bạn chọn phòng ban phù hợp hoặc bấm vào “công ty” rồi bấm chuột vào dòng chữ: “Chọn một phòng ban rồi nhấp chuột tại đây”.
Tiếp theo, từ menu bạn vào “Chấm công” -> “Sắp xếp lịch trình cho nhân viên”.
Bạn tìm đến bộ phận mà nhân viên mới bạn vừa chuyển đến, sau khi cập nhật lịch làm việc cho nhân viên đó và chọn “Cập nhật”.

Bước 5: Hoàn tất việc lưu thông tin

Nhấp chuột vào nút “Thực hiện cập nhật”. Khi đó thông tin nhân viên mới sẽ được lưu vào cơ sở dữ liệu của công ty và phần mềm máy chấm công để dễ dàng quản lý. Như vậy là bạn đã thực hiện xong hoàn toàn quá trình cài đặt dấu vân tay, thêm dấu vân tay cho nhân viên mới.

Một số lưu ý khi sử dụng máy chấm công vân tay

Lưu ý lắp đặt và bảo quản máy chấm công

Với khóa điện tử, máy chấm công hay bất kỳ thiết bị điện tử nào khác, việc lắp đặt và sử dụng đúng cách luôn là điều quan trọng để thiết bị có thể vận hành ổn định và có tuổi thọ ở mức tốt nhất. Khi sử dụng máy chấm công bằng vân tay, bạn nên lưu ý một số vấn đề sau:

Lắp đặt máy nơi khô thoáng, không ẩm ướt, chịu tác động của môi trường, trang bị hộp bảo vệ khi cần thiết (lắp đặt máy chấm công bên ngoài)
Nên thường xuyên lau chùi, bảo quản vệ sinh cho máy chấm công để thiết bị được bền hơn
Khi nhân viên cũ nghỉ việc, bạn nên chủ động xóa dữ liệu vân tay để giải phóng bộ nhớ
Khi sử dụng máy và thêm dấu vân tay trên máy chấm công, bạn nên để tay sạch sẽ, không dính bụi bẩn, ẩm ướt.
Tránh những va đập mạnh có thể gây hỏng hóc cho máy.

Lưu ý khi lấy dấu vân tay máy chấm công cho nhân viên

Trong quá trình thực hiện thao tác lấy dấu vân tay, bạn cần quan sát xem thời gian hiển thị trên máy chấm công đã đúng hay chưa. Nếu thời gian chưa đúng thì hãy chỉnh lại giờ cho thiết bị ngay lúc đó.
Việc lấy dấu vân tay cần phải được thực hiện trên máy chấm công đang hoạt động bình thường và ổn định. Thông thường, máy chấm công vân tay dễ gặp hư hỏng trong quá trình sử dụng, và ếu không có chuyên môn sẽ rất khó để bạn nhận ra điều này.
Trước khi lấy dấu vân tay, hãy hướng dẫn cho nhân viên của bạn về cách thêm dấu vân tay máy chấm công để thực hiện đúng thao tác, tránh việc phải lặp đi lặp lại nhiều lần sẽ làm mất thời gian khá nhiều. Và lưu ý sử dụng những dấu vân tay ít xước, vân tay không bị mờ để có độ chuẩn xác cao nhất.

Một người có thể đăng ký bao nhiêu vân tay trên máy chấm công?

Mỗi người có thể lấy tối đa là 10 dấu vân tay tương ứng với 10 đầu ngón tay. Tuy nhiên, thông thường chỉ cần lấy 2 dấu vân tay là đủ. Khi lấy vân tay, người dùng không được để ngón tay bị dính mực hay bụi bẩn. Hãy nhớ đặt thẳng đúng tâm của bề mặt qué, hơi ấn nhẹ cho vân tay xác nhận rõ và chính xác.

Trong trường hợp không lấy được dấu vân tay, bạn nên sử dụng dấu vân tay khác (có đăng ký) hoặc lau sạch ngón tay và thực hiện lại.

Xem thêm

Trên đây là những hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về cách lấy dấu vân tay máy chấm công cho nhân viên mới. Nhìn chung, cách đăng ký vân tay trên máy chấm công cũng rất đơn giản và tương tự như khi bạn đăng ký vân tay người dùng trên các thiết bị khóa cửa vân tay khác. Chúc bạn thành công!